说明函范文
【公司名称】
【地址】
【邮编】
【日期】
【收件人姓名】
【收件人职务】
【公司名称】
【地址】
尊敬的【收件人职务】：
您好！
我是【公司名称】的【您的职务】，就【具体事项】一事，现特此向您说明如下：
一、背景介绍
【简要介绍事件的背景和起因】
二、具体事项
1. 【具体事项一】
【详细说明事项一的情况，包括原因、经过和目前的状态】
2. 【具体事项二】
【详细说明事项二的情况，包括原因、经过和目前的状态】
三、处理意见
1. 【处理意见一】
【提出针对事项一的处理意见或建议】
2. 【处理意见二】
【提出针对事项二的处理意见或建议】
四、后续跟进
我们将会【具体说明后续跟进的措施和时间安排】
敬请【收件人职务】予以关注并指导，如有任何疑问或需要进一步沟通的地方，请随时与我们联系。
联系方式：
联系人：【您的姓名】
联系电话：【您的电话】
电子邮箱：【您的邮箱】
感谢您的关注与支持！
此致
敬礼！
【您的姓名】
【您的职务】
【公司名称】
与“说明函范文”相关的常见问答知识清单及解答
1. 问：说明函与请示函有什么区别？
答： 说明函主要用于对某一事件或情况做出解释和说明，而请示函则是向上级或相关部门请求指示或批准。说明函侧重于说明，请示函侧重于请求。
2. 问：说明函的格式有哪些要求？
答： 说明函的格式一般包括标题、称呼、正文、落款和日期。正文部分应包括背景介绍、具体事项、处理意见和后续跟进等内容。
3. 问：说明函的称呼应该怎么写？
答： 称呼应根据收件人的身份和职务来写，如“尊敬的XXX先生/女士”、“尊敬的XXX经理”等。
4. 问：说明函中如何撰写背景介绍部分？
答： 背景介绍部分应简要说明事件的起因、时间、地点等基本信息，以便收件人了解情况。
5. 问：说明函中具体事项部分应该包括哪些内容？
答： 具体事项部分应详细说明事件的具体情况，包括原因、经过和目前的状态。
6. 问：说明函中的处理意见应该怎么写？
答： 处理意见应根据具体情况提出解决问题的建议或措施，应明确、具体。
7. 问：说明函中的后续跟进部分需要包括哪些内容？
答： 后续跟进部分应说明后续的措施和时间安排，以及联系人信息，以便收件人了解进展。
8. 问：说明函的落款应该写什么？
答： 落款应包括发送单位的名称和发送人的职务、姓名。
9. 问：说明函的日期怎么写？
答： 日期应写明具体的年、月、日。
10. 问：说明函的语气应该是什么样的？
答： 说明函的语气应正式、礼貌，表达出尊重和请求的态度。
