文件管理制度范文
文件管理制度
一、目的
为确保公司文件的安全、有序管理，提高文件处理效率，特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于公司所有部门及员工，涉及文件收集、整理、归档、查阅、销毁等全过程。
三、文件分类
1. 行政文件：公司内部管理文件、通知、会议纪要等。
2. 技术文件：产品设计文件、技术资料、操作规程等。
3. 合同文件：各类合同、协议、商务信函等。
4. 档案文件：公司历史文件、荣誉证书、奖惩记录等。
四、文件管理职责
1. 文件管理员：负责文件的收集、整理、归档和销毁。
2. 部门负责人：负责本部门文件的日常管理，确保文件的安全和完整。
3. 员工：遵守文件管理制度，正确使用文件。
五、文件管理流程
1. 收集：各部门收集文件后，及时报送至文件管理员。
2. 整理：文件管理员对收集到的文件进行分类、编号、登记。
3. 归档：按照分类和编号，将文件归入相应档案柜。
4. 查阅：需查阅文件时，由文件管理员负责提供，并做好登记。
5. 销毁：文件过期或无保存价值时，由文件管理员负责销毁，并做好记录。
六、文件安全
1. 文件柜应加锁，确保文件安全。
2. 重要文件应设置访问权限。
3. 文件管理员应定期检查文件安全状况。
七、附则
1. 本制度由人力资源部负责解释。
2. 本制度自发布之日起施行。
文件管理制度相关常见问答清单及解答
1. 问：什么是文件管理制度？
答： 文件管理制度是企业内部对文件进行收集、整理、归档、查阅、销毁等全过程的管理规范。
2. 问：文件管理制度的目的是什么？
答： 文件管理制度的目的在于确保文件的安全、有序管理，提高文件处理效率。
3. 问：文件管理制度适用于哪些范围？
答： 文件管理制度适用于公司所有部门及员工，涉及所有类型的文件。
4. 问：文件如何进行分类？
答： 文件一般按照行政文件、技术文件、合同文件、档案文件等进行分类。
5. 问：文件管理职责如何分配？
答： 文件管理员负责文件的收集、整理、归档和销毁；部门负责人负责本部门文件的日常管理；员工遵守文件管理制度。
6. 问：文件管理流程包括哪些步骤？
答： 文件管理流程包括收集、整理、归档、查阅、销毁等步骤。
7. 问：如何确保文件安全？
答： 通过文件柜加锁、设置访问权限、定期检查等方式确保文件安全。
8. 问：文件过期或无保存价值时如何处理？
答： 文件过期或无保存价值时，由文件管理员负责销毁，并做好记录。
9. 问：文件管理制度由哪个部门负责解释？
答： 文件管理制度由人力资源部负责解释。
10. 问：文件管理制度何时开始施行？
答： 文件管理制度自发布之日起施行。
